Excel透视表速成指南,8个高效妙招，数据刷新一触即达，效率翻倍提升

使用Excel透视表刷新数据时，提高效率的8个妙招如下：
1. "设置自动刷新"： - 在透视表工具中，选择“分析”选项卡。 - 点击“设置”按钮，勾选“自动刷新”选项。
2. "定义数据源"： - 在创建透视表之前，确保数据源清晰、简洁。 - 将数据源中的字段设置好，便于后续的透视表操作。
3. "选择合适的布局"： - 在创建透视表时，选择合适的布局，如行、列、值等。 - 优化布局，减少不必要的字段，提高数据读取速度。
4. "使用切片器"： - 切片器可以帮助你快速筛选数据，提高数据刷新效率。 - 在“分析”选项卡中，选择“插入切片器”，然后选择相应的字段。
5. "优化计算公式"： - 使用计算字段或计算项来处理数据，避免在数据刷新时重复计算。 - 优化公式，减少复杂度，提高计算速度。
6. "设置数据更新规则"： - 在“数据”选项卡中，选择“获取外部数据”。 - 设置数据更新规则，如每天、每周或每月自动更新。
7. "使用缓存"： - 在“数据”选项卡中，选择“连接”。 - 对于经常使用的数据源，

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众所周知，Excel具有强大的数据运算及分析能力。如果说Excel是数据处理的高手，那数据透视表则是高手中的高手。数据透视表是Excel中的一项数据处理功能，是以一种交互式的表格状态显示。利用该功能可以灵活地改变表格布局，以便按照不同方式分析数据，也可以从不同地角度对一些结构复杂的数据表数据进行深度剖析。

数据透视表是在数据源的基础上创建的，数据源中任何一个数据的变动，都会影响到数据透视表的统计结果。 数据透视表创建完成后，如果该透视表的数据源发生了变化，则需及时更新数据透视表信息，以防影响用户对数据的判断。

今天职场君就来介绍一下如何刷新数据透视表——

手动刷新数据透视表

数据源发生变化时，用户可以选择手动更新的方式刷新数据透视表。

1.应用右键菜单进行刷新

选择数据透视表中的任意单元格并右击，在快捷菜单中选择“刷新”命令，即可及时更新当前数据透视表。

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2.应用功能区命令进行刷新

在“分析”选项卡下的“数据”选项组中，单击“刷新”按钮，即可更新数据透视表。

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自动刷新数据透视表

除了手动刷新操作外，用户也可以通过以下几种方法来设置自动刷新数据透视表内容。

1.打开工作簿时自动刷新

选中所需数据透视表中的任意单元格，在“分析”选项卡中单击“选项”按钮，打开“数据透视表选项”对话框。单击“数据”选项卡，勾选“打开文件时刷新数据”复选框，然后单击“确定”按钮即可。

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设置完成后，每当打开该数据透视表，系统都会同步刷新相关数据信息。

2.刷新引用外部数据的数据透视表

如果当前数据透视表所引用的数据源是外部数据，用户可使用后台刷新功能对数据进行刷新操作。

步骤一、选中数据透视表中的任意单元格，在“数据”选项卡下的“连接”选项组中，单击 “属性”按钮。

步骤二、在“连接属性”对话框的“使用状况”选项卡中，勾选“允许后台刷新”复选框，单击“确定”按钮即可。

步骤二

定时刷新

对于引用外部数据源的数据透视表来说，用户还可以设置定时刷新操作。单击“属性”按钮，在打开的“连接属性”
对话框的“使用状况”选项卡中，勾选“刷新频率”复选框，并在右侧数值框中设定刷新时间。单击“确定”按钮，即可完成定时刷新操作。

在“分析”选项卡的“数据”选项组中，单击“刷新”下拉按钮，在下拉列表选择“连接属性”选项，同样可打开“连接属性”对话框。

批量刷新

对两个或两个以上数据透视表进行刷新时，可用全部刷新功能批量刷新数据透视表内容。在“分析”选项卡的“刷新”下拉列表中，选择“全部刷新”选项即可。

用户还可以在“数据”选项卡的“连接”选项组中，单击“全部刷新”按钮，同样也可批量刷新数据透视表内容。

操作提示

使用“分析”选项卡的“全部刷新”功能仅对数据透视表进行刷新；而使用“数据”选项卡的“全部刷新”功能，不仅可刷新数据透视表，也可刷新由连接生成的表。

应用VBA代码设置自动刷新

使用VBA代码功能，也可以自动刷新数据透视表。

步骤一、右击数据透视表工作表标签，在打开的快捷菜单中选择“查看代码”命令 。

步骤一

步骤二、在打开的VBA窗口中输入以下代码：

Private Sub Worksheet_Activate()
ActiveSheet.PivotTables(" 数据透视表 1").PivotCache.Refresh

步骤二

步骤三、单击VBA窗口中的Excel图标，切换到当前数据透视表 。将数据透视表另存为“Excel”文件类型即可。

步骤三

保存完成后，当打开该数据透视表时，系统将自动刷新数据。

延迟布局更新

每次使用“数据透视表字段”窗格添加、移动以及删除字段时，数据透视表都会实时更新一次。如果当前数据透视表中的数据量很大，系统在刷新数据时需要消耗一定的时间。为了节省时间，可使用“延迟布局更新”功能，让数据透视表暂不实时更新，当所有字段处理完毕后再进行刷新操作。

在“数据透视表字段”窗格中勾选“延迟布局更新”复选框，即可启用延迟布局更新功能。

待所有字段调整完毕后单击“更新”按钮，即可更新数据透视表。

刷新数据透视表后保持列宽不变

默认情况下，每次刷新数据透视表后，报表的列宽都会恢复到默认状态。要想在刷新数透视表后，保持表格列宽不变，可按照以下方法进行操作 。

选中数据透视表中的任意单元格，在“分析”选项卡中单击“选项”按钮，打开“数据透视表选项”对话框。在“布局和格式”选项卡中，取消勾选“更新时自动调整列宽”复选框，然后勾选“更新时保留单元格格式”复选框，单击“确定”按钮即可。

共享数据透视表缓存

当数据透视表中添加了某一字段后，其他与之相关的数据透视表也同步增添了该字段，说明这些数据透视表存在共享数据缓存关系。

数据透视表缓存是数据透视表的内存缓冲区，每一个数据透视表在后台都有一个内存缓冲区，多个数据透视表可共用一个内存缓冲区。使用共享缓存有以下3点好处：同步更新数据，无需一个一个地更新数据透视表的数据项，减少重复劳动；在某一数据透视表中添加了计算字段、计算项以及组合字段，在其他数据透视表中也会同步添加相应的字段；大大减小了工作簿的大小。

默认情况下，数据透视表缓存为共享状态。如果用户需要断开缓存共享，可通过以下方法进行操作。

步骤一、打开所需数据透视表，按Ctrl+F3组合键，打开“名称管理器”对话框，单击“新建”按钮 。

步骤一

步骤二、打开“新建名称”对话框，在“名称”文本框中输入名称内容，然后在“引用位置”文本框中选取引用的单元格区域。

步骤二

步骤三、单击“确定”按钮，返回上一层对话框单击“关闭”按钮。然后单击该数据透视表任意单元格，在“分析”选项卡下单击“更改数据源”按钮，在打开对话框的“选择一个表或区域”文本框中输入刚新建的名称（海鲜产品），单击“确定”按钮完成断开共享缓存操作。

步骤三

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